حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
حسابداری حقوق و دستمزد از موضوعاتی است که هر کسب و کار حقیقی یا حقوقی، نیازمند تهیه و محاسبه صحیح آن می باشد. در مورد حسابداری حقوق و دستمزد و نحوه محاسبه آن لازم است حسابدار بر قوانین کار، تامین اجتماعی و مواد قانونی مالیات بر حقوق و بخشنامه های مربوطه تسلط کامل داشته باشد.
قدم اول در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل توسط واحد حسابداری در هر شرکت یا کسب و کاری، محاسبه دقیق میزان کارکرد پرسنل در طول ماه می باشد که جزئیات آن از طریق خروجی نرم افزار حضور و غیاب و یا ثبت دستی آن، میزان مرخصی، غیبت و یا ماموریت هر پرسنل جمع آوری می گردد. در پایان هر ماه به عنوان هزینه حقوق و دستمزد مطابق سر فصل های مشخص در دفاتر یا نرم افزار مالی سند حسابداری ثبت می شود.
لیست حقوق عبارتست از مبالغی که به عنوان جبران خدمت در ازاء یک دوره ی زمانی مشخص به ازاء مقدار معینی کارکرد مثلاً هفتگی یا ماهانه به کارگران یا کارمندان پرداخت شود. مبنای محاسبه حقوق و دستمزد، ساعت است که با حقوق که پرداختی ماهانه است، تفاوت دارد.
همانطور که اشاره شد واحد منابع انسانی یا اداری کسب و کار اطلاعات مربوط به حقوق پایه، انواع مزایا مانند حق مسکن، کمک هزینه اقلام مصرفی و سایر مزایا اعم از مستمر یا غیر مستمر که مطابق قرارداد و حکم حقوقی منعقده فی مابین کارگر یا کارمند و کارفرما تنظیم گردیده است را جهت محاسبه حقوق و دستمزد ماهانه در اختیار حسابدار یا واحد مالی کسب و کار قرار می دهد.
به عبارت دیگر بخش اداری یا منابع انسانی و واحد حسابداری یک کسب کار جهت محاسبه حقوق و دستمزد ماهانه پرسنل می بایست مکمل یکدیگر بوده و اطلاعات مورد نیاز محاسبات حقوق و دستمزد از طریق گزارشات واحد اداری به حسابداری ارسال گردد. چراکه مزایایی که به کارکنان تعلق می گیرد، شرایط کار و … می تواند در میزان حقوق و دستمزد تعیین شده برای کارکنان نقش مهمی داشته باشد، بنابراین فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری حتماً باید با ثبت اطلاعات اداری پرسنل در یک کسب و کار انجام گیرد.
مهم ترین قسمت در حسابداری حقوق و دستمزد تعیین حقوق پایه پرسنل است. حداقل حقوق پایه به طور سالانه توسط شورای عالی کار مشخص می شود. شورای عالی کار متشکل از نماینده دولت، نماینده کارفرمایان و نماینده کارگران تشکیل می شود و بعد از مشخص شدن طی بخشنامه ای به همه واحدهای اقتصادی اطلاع داده می شود.
هم چنین حقوق کارکنان یک مجموعه می تواند به صورت توافقی بین کارفرما و پرسنل مشخص شود و به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا پروژه ای پرداخت شود. تعیین حقوق پایه به دلیل روشن شدن حداقل دستمزد روزانه در سال جاری مورد نظر می باشد. در صورتی که حقوق کارکنان ساعتی محاسبه می شود هم باید ساعات حضور آن ها محاسبه و سپس حقوق آن ها مشخص شود.
محاسبه اضافه کاری
اضافه کاری از موضوعاتی است که در محاسبه حقوق و دستمزد اهمیت فراوانی دارد. استفاده از نیروی انسانی مازاد بر ساعت تعیین شده طبق قانون اداره کار و بر اساس توافق طرفین معادل ۴۰ درصد اضافه بر نرخ مزد عادی است. محاسبه اضافه کاری شامل محدودیت در ساعت (حداکثر ۴ ساعت در روز و ۱۳۵ساعت در ماه) است.
مطابق قانون کار هر کارگری موظف است در هر شبانه روز 8 ساعت و در هفته 44 ساعت کار کند. اما در صورتی که کارفرما ساعات بیشتری کارگر را به انجام کار هدایت کند، کارگر مشمول دریافت اضافه کار خواهد بود. مبحث اضافه کاری برای کارگرانی که دارای کارهای سخت و زیان‌آور هستند متفاوت است و ساعت کاری آن‌ها 6 ساعت در روز و 36 ساعت در هفته خواهد بود.
ماده 59 قانون کار به کارفرما تذکر می‌دهد که کارگر برای انجام اضافه کاری باید رضایت داشته باشد و بابت میزان اضافه کار کارمند، باید 40% بیشتر از مزد هر ساعت کار عادی به کارمند پرداخت شود. اما آیا تمامی کارگران می‌توانند اضافه کاری کنند؟ خیر این‌گونه نیست و کارگرانی که به فعالیت‌های شبانه مشغول هستند، کارگران با مشاغل سخت و زیان‌آور و نوجوانانی که بین 15 تا 18 سال سن دارند، باید از انجام اضافه کاری خودداری کنند.
نحوه محاسبه اضافه‌کاری کارگران
محاسبه اضافه کاری ۱۴۰۱ در صورتی برای کارگران امکان‌پذیر است که با رضایت آن‌ها همراه باشد و برای تمامی افراد شاغل طبق فرمولی ثابت انجام می‌شود:
| عنوان | فرمول اضافه کاری |
| فرمول اضافه کاری بر مبنای 220 ساعت کار | کارکرد اضافه کاری × 1.4 × 220 ÷ حقوق پایه |
| فرمول اضافه کاری بر مبنای 192 ساعت کار | کارکرد اضافه کاری × 1.4 × 192 ÷ حقوق پایه |
| فرمول اضافه کاری بر مبنای 198 ساعت کار | کارکرد اضافه کاری × 1.4 × 198 ÷ حقوق پایه |
برای مثال اگر نرخ هر ساعت کار عادی یک کارگر 100 هزار تومان باشد، باید برای هر ساعت اضافه کاری، 140 هزار تومان در نظر گرفته شود.
با توجه به این که، حداقل مزد روزانه در سال 1401 برابر با 1.393.250 ریال در نظر گرفته شده است. فوق العاده هر ساعت اضافه کاری 1401 (محاسبه ساعت اضافه کاری) برای افرادی که حداقل حقوق را دریافت می‌کنند، 265.984 ریال برای هر ساعت است.
جمعه کاری یا تعطیلی کاری در محاسبه حقوق و دستمزد
طبق ماده 62 قانون کار، جمعه جزء روزهای تعطیل هفتگی کارگران است و در صورتی که نیاز باشد در روز جمعه نیز کار انجام شود باید برای ساعات کار جمعه فوق العاده اضافه کاری 40 درصدی در نظر گرفته شود. جمعه روز خانواده است، بنابراین مزایای آن نسبت به تعطیلی کاری بیشتر است. در واقع در جمعه کاری علاوه بر فوق العاده اضافه کاری باید فوق العاده جمعه کاری نیز به پرسنل پرداخت گردد.
برای مثال اگر کارگری در روز تعطیل رسمی کار کند و در روز جمعه نیز کار کند بابت روز تعطیل رسمی 140 درصد (اضافه کاری) و بابت روز جمعه کاری 180 درصد (فوق العاده اضافه کاری و جمعه کاری) دریافت می کند.
شب کاری و نحوه محاسبه آن
شب کاری نیز در قانون اضافه کاری، از انواع آن محسوب می شود که به کار کردن در ساعات شبانه گفته می شود. شب کاری از ساعت 22 تا 6 صبح محاسبه می شود. نحوه محاسبه شب کاری نیز به این صورت است که بابت هر ساعت کار در شب علاوه بر دستمزد ساعت کاری عادی، 35 درصد اضافه مزد نیز تعلق می گیرد. البته شب کاری تنها به کارگران و کارمندان غیر نوبتی تعلق می گیرد.
نوبت کاری چیست؟
درحسابداری حقوق و دستمزد برای محاسبه نوبت کاری باید با شیفت های کاری آشنا شوید:
- شیفت صبح ساعت 6 الی 14
- شیفت عصر ساعت 14 الی 22
- شیفت شب ساعت 22 الی 6
نوبت کاری نیز به کار در ساعات مختلف شبانه روز ارتباط دارد که فرمول محاسبه آن‌ها به این شرح است:
در صورتی که نوبت کاری بین صبح و عصر قرار گیرد 10 درصد اضافه بر دستمزد ساعت کار وزارت کار تعلق می‌گیرد.
در صورتی که نوبت کاری بین صبح و عصر و شب و باشد، 15 درصد اضافه بر دستمزد و محاسبه ساعت کاری عادی تعلق می‌گیرد.
در صورتی که نوبت کاری بین صبح و شب یا عصر و شب قرار بگیرد نیز 22 درصد اضافه بر دستمزد ساعت کاری تعلق می‌گیرد.
کسورات قانونی در محاسبات حقوق و دستمزد
نرخ مالیات بر حقوق و دستمزد به صورت سالانه توسط سازمان امور مالیاتی کشور مشخص می شود و با میزان دریافتی کارکنان ارتباط دارد. طبق ماده 86 قانون مالیات های مستقیم (ق.م.م) و تبصره این ماده، مالیات بر حقوق جز مالیات‌های تکلیفی محسوب می‌شود. مالیات تکلیفی بدین معناست که شناسایی مبلغ و پرداخت مالیات حقوق پرسنل به عهده پرداخت‌کننده حقوق (کارفرما) است و پرسنل در قبال مالیات بر درآمد حقوق وظیفه‌ای ندارند.
جدول مالیات حقوق ماهیانه 1402 (بر اساس بودجه پیشنهادی دولت)
| سطح | مبلغ حقوق از | مبلغ حقوق تا | حقوق مشمول مالیات | نرخ مالیات | مالیات متعلقه |
| اول | 1 | 70,000,000 | 0 | ۰ % | – |
| دوم | 70,000,001 | 140,000,000 | 70,000,000 | ۱۰ % | 7,000,000 |
| سوم | 140,000,001 | 230,000,000 | 90,000,000 | ۱۵ % | 13,500,000 |
| چهارم | 230,000,001 | 340,000,000 | 110,000,000 | ۲۰ % | 22,000,000 |
| پنجم | 340,000,001 | بیشتر | – | 30 % | X |
حق بیمه از دیگر کسورات حقوق و دستمزد است که برای اعطای خدمات بیمه تأمین اجتماعی به کارکنان در حسابداری حقوق و دستمزد در نظر گرفته می شود. حق بیمه در مجموع 30 درصد از جمع حقوق و مزایای کارکنان است که از این 30 درصد، 7 درصد توسط پرسنل و 23 درصد توسط کارفرما پرداخت می شود.
مساعده حقوق
درحسابداری حقوق و دستمزد، مساعده حقوق به عنوان بدهی پرسنل بابت دریافت بخشی از حقوق خود قبل از پایان هر ماه به سازمان در نظر گرفته می شود و این مبلغ بر اساس آیین نامه داخلی هر شرکت پرداخت و تسویه میگردد در اکثر شرکت ها مساعده حقوق پرداختی به پرسنل در پایان همان ماه از حقوق قابل پرداخت کسر میگردد.
در قانون کار، موارد بسیار محدودی وجود دارند که بر طبق آن، کارفرما می تواند بخشی از حقوق نیروی کار را پیش از پرداخت، از او کسر کند. یکی از این موارد، مساعده خواهد بود که در ماده ۴۵ قانون کار، به صورت شفاف به آن اشاره شده است. بر طبق این ماده، کارفرما می تواند در انتهای ماه، هر مبلغی که در طی ماه به عنوان مساعده به نیروی کار داده است، از حقوق او کسر کرده و باقیمانده حقوق را به او پرداخت کند.
یکی از مهم ترین شرایط پرداخت مساعده حقوق، مدت زمان کار افراد در مجموعه است. اغلب مجموعه ها تنها به پرسنلی مساعده پرداخت می کنند که حداقل یک ماه در مجموعه فعالیت کرده باشند. شرط دیگر پرداخت مساعده، میزان مبلغ پرداختی است. معمولا در اغلب مجموعه ها، تنها ۳۰ الی ۵۰ درصد از حقوق و دستمزد خالص افراد را به عنوان مساعده پرداخت خواهند کرد و مبلغ مساعده نمی تواند بیش از حقوق فرد یا مجموع مطالبه های او از کارفرما باشد.
عیدی و سنوات
عیدی مشمولان قانون کار با مشمولان کارمندان دولت متفاوت است. عیدی کارکنان دولت در پایان هر سال توسط دولت تعیین می شود. ولی عیدی کارگران مشمول قانون کار براساس فرمول مندرج در قانون مذکور مشخص می شود. براساس این، فرمول عیدی کارگران دو برابر آخرین حقوق دریافتی است، مشروط بر اینکه از سه برابر حداقل حقوق سال مربوطه بیشتر نباشد.
در حسابداری حقوق و دستمزد با توجه به اینکه طبق قانون، هیچ کارگری نباید کمتر از حداقل حقوق پایه عیدی دریافت کند، بنابراین عیدی به هیچ وجه از دوبرابر حداقل حقوق پایه کمتر نخواهد بود. مبلغ اعلام شده در مورد کارگرانی است که یک سال در کارگاه به کار اشتغال دارند. کسانی که کمتر از یک سال در کارگاه یا شرکت اشتغال داشته باشند به نسبت مدت کارکرد آن ها مبلغ عیدی محاسبه می شود.
نرخ و مبلغ مبنای تعیین عیدی و پاداش سالانه کارگران در واحدهای فاقد طرح طبقه بندی مشاغل مزد ثابت، یعنی مزد شغل و مزایای ثابت پرداختی، به تبع شغل خواهد بود، مثل سختی کار، فوق العاده شغل، و هر آن چه به تبع شغل به کارگر داده می شود. در کارگاه ها یی که طرح طبقه بندی مشاغل دارند، مزد گروه و پایه یا مزد مبنا مالک محاسبه است و مزایای رفاهی و انگیزشی از قبیل حق مسکن، خوارو بار و عائله مندی، پاداش افزایش تولید، فوق العاده جذب در این خصوص لحاظ نخواهد شد. بیمه و مالیات عیدی در سطح و میزانی که ذکر شد و در قانون تعیین شده، از پرداخت حق بیمه معاف است اما به آن مالیات تعلق می گیرد.
شایان ذکر است که مبلغ عیدی سالانه، دارای معافیتی معادل یک دوازدهم معافیت مالیاتی سالانه است. به عبارتی دیگر مبنای محاسبه عیدی و پاداش سالانه کارگران در کارگاه هایی که طرح طبقه بندی مشاغل دارند، مزد گروه و پایه یا مزد مبنا و در واحدهای فاقد طرح طبقه بندی، مزد ثابت یعنی مزد شغل و مزایای ثابت پرداختی به تبع شغل خواهد بود.
سنوات پایان خدمت یا اصطلاحا حق سنوات
در حسابداری حقوق و دستمزد یکی از مزایای اجباریی که کارفرما در هر حالت موظف به پرداخت آن به کارگر می باشد سنوات پایان خدمت یا اصطلاحا حق سنوات است. سنوات یا پاداش پایان خدمت مبلغی است که کارگر هنگام فراغت از کار از قبیل اتمام قراداد، بازنشستگی، از کارافتادگی، فوت، استعفا و موارد خاص دیگری دریافت می کند و میزان آن معادل یک ماه آخرین مزد ثابت دریافتی کارگر است.
طبق ماده 21 قانون کار؛ سنوات، مزایای پایان کار، حق سنوات و یا مزایای پایان خدمت، مبلغی معادل یک ماه آخرین حقوق دریافتی کارگران است که کارفرما باید به کارگران خود پرداخت کند. این مبلغ به افرادی که کمتر از یک سال کارکرد داشته باشند نیز به نسبت مدت کارکردشان تعلق می‌گیرد و باید توسط کارفرما پرداخت شود.
نتیجه گیری:
حسابداری حقوق و دستمزد به عنوان بخش تخصصی از حسابداری مالی در شرکت ها بسیار مهم می باشد زیرا شما با تعداد زیادی از پرسنل در ارتباط هستید و باید بتوانید هم جوابگوی کارفرما بوده و هم جوابگو پرسنل و هم جوابگو نهادهای دولتی. پس تنها با آشنایی و تسلط کامل بر قوانین مربوطه و اصول حسابداری می توان یک حسابدار حقوق و دستمزد موثر و موفق شد.