سامانه جدید دفاتر الکترونیکی (آموزش مرحله‌به‌مرحله)
مقدمه
با صدور بخشنامه شماره ۲۰۰/۱۷۳۳/ص در تاریخ ۲ اردیبهشت ۱۴۰۴، سازمان امور مالیاتی کشور گام تازه‌ای در اجرای نظام مالیاتی نوین برداشت. از تاریخ ۱۸ اردیبهشت، حسابداران مکلف به ثبت روزانه اطلاعات مالی در “سامانه دفاتر الکترونیکی” سامانه my.tax.gov.ir خواهند بود. این تحول نه تنها فرآیند حسابداری را دستخوش تغییر کرده، بلکه نقش حسابداران را نیز جدی‌تر و دقیق‌تر از گذشته کرده است.
نگاهی به بخشنامه ۲۰۰/۱۷۳۳/ص سازمان امور مالیاتی
در این بخشنامه تأکید شده که همه مؤدیان مشمول ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم (اشخاص حقیقی و حقوقی با درآمد بالا) باید اطلاعات مالی روزانه خود را در قالب دفاتر الکترونیکی ثبت کنند.
ثبت اطلاعات باید از تاریخ ۱۴۰۴/۲/۱۸ آغاز شود و به‌صورت روزانه و دقیق انجام گیرد. هرگونه تاخیر یا تخلف در ثبت، مشمول جریمه‌های مالیاتی خواهد بود. این سامانه از طریق ورود به درگاه ملی مالیات my.tax.gov.ir قابل دسترس است.
سامانه دفاتر الکترونیکی چیست؟
سامانه دفاتر الکترونیکی در واقع بستر جدیدی در سامانه مالیاتی است که به حسابداران اجازه می‌دهد اطلاعات دفاتر روزانه (دفتر روزنامه، دفتر کل و …) را به‌صورت طبقه‌بندی‌شده و استاندارد، ثبت و نگهداری کنند. این اقدام با هدف کاهش خطای انسانی، جلوگیری از جعل دفاتر کاغذی و تسریع رسیدگی مالیاتی انجام شده است.
آموزش گام‌به‌گام ثبت اطلاعات در سامانه
1-ورود به سامانه
وارد نشانیmy.tax.gov.ir شوید.
از منوی سمت راست، گزینه “دفاتر الکترونیکی” را انتخاب کنید.
با نام کاربری و رمز عبور اختصاصی وارد حساب شوید.
2-انتخاب سال مالی و نوع دفتر
سال مالی مورد نظر را تعیین کنید.
نوع دفتر را مشخص کنید (روزنامه، کل، معین و …)
3-ثبت اطلاعات روزانه
بر اساس فاکتورها و اسناد مالی روزانه، اطلاعات هر تراکنش را وارد کنید.
سامانه ساختار استانداردی برای شرح، مبلغ، کد حساب، نوع سند و تاریخ دارد.
4-ذخیره و ارسال نهایی
پس از تکمیل اطلاعات روزانه، گزینه “ذخیره” و سپس “ارسال نهایی” را بزنید. پس از ارسال، اطلاعات قابل ویرایش نخواهد بود.
نکات کلیدی برای حسابداران
هر روز وارد سامانه شوید: ثبت اطلاعات باید روزانه باشد؛ نه هفتگی یا ماهانه.
از راهنمای سامانه استفاده کنید: از فایل‌های راهنمایی که در سامانه قرار داده شده و گام‌به‌گام همه مراحل را توضیح داده‌اند استفاده کنید.
تطبیق با نرم‌افزار حسابداری: سعی کنید از نرم‌افزارهایی استفاده کنید که خروجی استاندارد مورد تأیید سازمان مالیاتی تولید می‌کنند.
نسخه پشتیبان بگیرید: برای جلوگیری از خطا یا حذف ناگهانی اطلاعات، از داده‌های واردشده خروجی اکسل یا PDF تهیه کنید.
پاسخ به چند سؤال پرتکرار
آیا ثبت دستی الزامی‌ست یا امکان بارگذاری خودکار وجود دارد؟
پاسخ: فعلاً ثبت دستی الزامی است، اما سازمان در حال توسعه API برای اتصال نرم‌افزارهای حسابداری است.
اگر اطلاعاتی اشتباه ثبت شود چه باید کرد؟
پاسخ: تا پیش از ارسال نهایی قابل اصلاح است. پس از ارسال، فقط از طریق “درخواست اصلاح” قابل پیگیری خواهد بود.
کدام مشاغل معاف از ثبت در دفاتر الکترونیکی هستند؟
پاسخ: فعلاً برخی گروه‌های خاص (مثل مشاغل با درآمد پایین یا کسب‌وکارهای سنتی کوچک) معاف‌اند، اما این معافیت‌ها محدود و قابل تغییرند.
تأثیر اجرای سامانه جدید دفاتر الکترونیکی برای حسابداران
اجرای سامانه دفاتر الکترونیکی یک نقطه‌عطف در حرفه حسابداری ایران است. این تغییر باعث افزایش بار روزانه کاری حسابداران می‌شود، چرا که به‌جای ثبت پایان‌ماه یا پایان‌فصل، ثبت روزانه لازم است. دقت بیشتری را می‌طلبد، چرا که اطلاعات بدون امکان تغییر نهایی ثبت می‌شوند و مبنای رسیدگی مالیاتی هستند.
همچنین راه اندازی سامانه جدید فرصتی برای ارتقاء تخصص و مهارت حسابداران است. کسانی که مسلط به ثبت الکترونیکی و نرم‌افزارهای نوین مالیاتی باشند، مزیت رقابتی دارند.
چالش تعامل با کارفرمایان سنتی که هنوز با ثبت الکترونیکی بیگانه‌اند را به همراه دارد؛ حسابدار باید نقش آموزشی و اجرایی را هم‌زمان برعهده بگیرد.
جمع‌بندی
سامانه جدید دفاتر الکترونیکی نه یک الزام، بلکه گامی بزرگ به‌سوی تحول دیجیتال در مالیات‌ستانی کشور است. حسابدارانی که امروز این مسیر را یاد بگیرند، فردا در جایگاه مشاور مالیاتی حرفه‌ای خواهند بود. پیشنهاد می‌کنیم همین امروز وارد سامانه شوید و مراحل را تمرین کنید تا از مزایای این ساختار جدید بهره‌مند شوید.
