سیستم های یکپارچه مالی از نگاهی متفاوت

سیستم یکپارچه مالی

سیستم یکپارچه مالی یک ابزار نرم‌افزاری است که برای مدیریت و هماهنگی تمامی فرآیندهای مالی در یک سازمان طراحی شده است.

سیستم به منظور بهبود کارایی، دقت و هماهنگی در عملیات مالی استفاده می‌شود و به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا تمامی داده‌ها و اطلاعات مالی خود را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره و مدیریت کنند.

ویژگی‌های سیستم یکپارچه مالی

1- یکپارچگی داده‌ها

2- خودکارسازی فرآیندها

3- گزارش‌دهی و تحلیل

4- هماهنگی بین بخش‌ها

5- امنیت و کنترل

مزایا و معایب سیستم یکپارچه مالی که اکثرا از آن اطلاع دارند !

مزایا:

• سریع، ساده اما گمراه کننده : شاخص‌های مالی مانند فست‌فود هستند؛ سریع به دست می‌آیند، ولی اگر بیش از حد به آن‌ها تکیه کنید ممکن است دچار سوءتغذیه مالی شوید. از مزیت آن می‌توان به دسترسی سریع به اطلاعات مهم و تصمیم‌گیری بهتر اشاره کرد.

• آمارهای زیبا و آرامش‌بخش : هیچ چیزی مانند یک نمودار صعودی نیست که بتواند شما را در جلسات هیات مدیره محبوب کند؛ حتی اگر هیچکس نداند آن نمودار دقیقا چه چیزی را نشان می‌دهد.

• نگاه کلان، بدون جزئیات دردسرساز: شاخص‌ها مثل استفاده از GPS هستند، به شما می‍گویند کجا بروید، اما اگر خیابانی بسته باشد شما در میانه راه گیر می‌افتید. از مزیت آن می‌توان به دیدگاه کلی از عملکرد سازمان بدون نیاز به جزئیات پیچیده اشاره کرد.

معایب:

• گمراه کننده در مواقع بحرانی: شاخص‌ها مانند دماسنجی هستند که دمای یخچال را نشان می‌دهد، ولی شما را از آتش سوزی در آشپزخانه غافل می‌کند. پس ممکن است جزئیات حیاتی و مشکلات زیرساختی را نادیده بگیرند.

• وابستگی بیش از حد به اعداد: اگر شاخص‌ها بگویند همه چیر عالی است، ولی کارکنان شما در اتاق استراحن شورش کنند، شاخص‌ها به دادتان نمی‌رسند. پس تمرکز بیش از حد بر اعداد و ارقام ممکن است به نادیده گرفتن جنبه‌های انسانی و عملیاتی منجر شود.

• پیچیدگی‌های فنی: تنظیم شاخص‌های مالی مثل یاد گرفتن بازی شطرنج است؛ فقط کافی است یک حرکت اشتباه کنید تا همه چیز به هم بریزد. پس راه اندازی و تنظیم دقیق شاخص‌ها ممکن است زمانبر و پیچیده باشد.

در نتیجه استفاده از شاخص‌ها در سیستم یکپارچه مالی مانند رانندگی با کاشین اسپرت است؛ وقتی همه چیز خوب پیش می‌رود همه لذت می‌برند، ولی وقتی مشکلی پیش می‌آید آماده انتقادها باشید و امیدوار باشید که به مقصد برسید.

***

کاربردهای سیستم یکپارچه مالی

• شرکت‌های بزرگ و چند ملیتی : مدیریت منابع مالی در سطج جهانی و هماهنگی بین شعب مختلف.

• شرکت‌های کوچک و متوسط : بهبود فرآیندهای مالی و افزایش کارایی بدون نیاز به منابع انسانی زیاد.

• سازمان‌های دولتی : مدیریت بودجه و منابع مالی عمومی و افزایش شفافیت و پاسخگویی.

• موسسات غیرانتفاعی : مدیریت کمک‌ها و اهداها،  بودجه‌بندی و گزارش‌دهی به اهداکنندگان و هیات مدیره.

در نتیجه : سیستم یکپارچه مالی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مالی خود را بهبود بخشند، کارایی را افزایش دهند و تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند. این نوع سیستم می‌تواند بهبود چشمگیری در مدیریت مالی سازمان‌ها ایجاد کند و آن‌ها را در دستیابی به اهداف مالی و استراتژیک یاری دهد.

***

قبل و بعد از سیستم یکپارچه مالی

سیستم یکپارچه مالی با همه جدیت و اهمیتش دارای دو دوره‌ی متفاوت می‌باشد، دوره قبل از راه اندازی و دوره‌ی بعد از راه اندازی، در اینجا چند مورد از این حالات را مقایسه می‌کنیم.

• ربات‌ها به جای حسابداران

قبل از سیستم یکپارچه : همه حسابداران از صبح تا شب با ماشین حساب و کاغذ، سرشان در حساب و کتاب بود.

بعد از سیستم یکپارچه : حالا که همه چیر اتوماتیک شده، حسابداران به جای حساب و کتاب، وقتشان را صرف پیدا کردن قهوه‌های بهتر و شیرینی‌های خوشمزه‌تر می‌کنند !

• جلسات کمتر، چای بیشتر

قبل از سیستم یکپارچه : هر هفته یک جلسه طولانی برای بررسی خطاهای مالی و مشکلات حسابداری داشتیم.

بعد از سیستم یکپارچه : جلسات کوتاه‌تر شده و حالا بیشتر وقت جلسه‌ها به صحبت درباره هوا، فیلم‌های جدید و برنامه‌های تلویزیونی می‌گذرد.

• گزارش‌های مالی فوری

قبل از سیستم یکپارچه : تهیه یک گزارش مالی ماه‌ها طول می‌کشد و همه در آخرین لحظه‌ها دیوانه می‌شدند.

بعد از سیستم یکپارچه : گزارش‌ها به طور خودکار و سریع تولید می‌شوند. مدیران حالا بیشتر وقتشان را دنبال پیدا کردن خطاهای قدیمی که سیستم هنوز نتوانسته پیدا کند، می‌گذرانند.

• کاهش خطاهای انسانی

قبل از سیستم یکپارچه : خطاهای حسابداری باعث بحث‌های طولانی بین همکاران می‌شد.

بعد از سیستم یکپارچه : حالا که خطاهای انسانی کمتر شده، بحث‌ها بر سر اینکه سیستم چرا این خطا را کرد، بیشتر شده است.

• شکایت از سیستم

قبل از سیستم یکپارچه : شکایت‌ها بیشتر از قوانین مالیاتی و کمبود بودجه بود.

بعد از سیستم یکپارچه :  حالا شکایت‌ها بیشتر از کار نکردن سیستم، آپدیت‌های بی‌موقع و نیاز به آموزش‌های جدید است.

• تغییر شغل

قبل از سیستم یکپارچه : کارمندان مالی از یک شرکت به شرکت دیگر منتقل می‌شدند تا کارهای مشابهی انجام دهند.

بعد از سیستم یکپارچه : حالا کارمندان مالی به جای شرکت‌ها، سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف را تغییر می‌دهند تا با بهترین ابزارها کار کنند.

***

 تاریخچه سیستم‌های یکپارچه مالی

سیستم یکپارچه مالی، همانطور که امروز می‌شناسیم، حاصل دهه‌ها پیشرفت تکنولوژی و تلاش برای بهبود مدیریت مالی و اداری سازمان‌ها است. این سیستم‌ها از مفاهیم ابتدایی حسابداری و مالی تا ابزارهای پیشرفته‌ای که امروزه استفاده می‌شوند، تکامل یافته‌اند.

دهه 1960 : آغاز عصر کامپیوترهای غول پیکر

اولیت گام‌ها در دهه 1960، شرکت‌های بزرگ اولین کامپیوترهای غول پیکر خود را خریدند تا وظایف حسابداری را انجام دهند. حسابداران قدیمی که با قلم و کاغذ کار می‌کردند، فکر می‌کردند این کامپیوترها موجودات فضایی هستند که آمده‌اند تا شغل‌هایشان را بگیرند.

دهه 1970 : تولد سیستم‌های MRP

شرکت‌ها شروع به استفاده از سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع مواد کردند؛ این سیستم‌ها به مدیریت تولید و موجودی کمک می‌کردند. کاربران این سیستم‌ها باید برنامه‌هایشان را با پانچ کارت‌ها به کامپیوتر وارد می‌کردند. گاهی اوقات یک پانچ‌کارت گم میشد و کل برنامه به هم می‌ریخت.

دهه 1980 : ورود سیستم‌های ERP (توسعه و گسترش)

با ظهور ERP، سیستم‌های MRP به تدریج به سیستم‌های ERP تبدیل شدند که تمامی بخش‌های یک شرکت را پوشش می‌دادند. کارکنان شرکت‌ها بیشتر وقتشان را صرف پیدا کردن دکمه‌های درست در این سیستم‌های پیچیده می‌کردند. همیشه کسی بود که می‌گفت : “این سیستم‌ قرار بود کار ما را آسان‌تر کند.”

دهه 1990 : بلوغ سیستم‌های ERP

در دهه 1990، سیستم‌های ERP به طور گسترده در صنایع مختلف استفاده شدند. این سیستم‌ها با ارائه راه‌حل‌های جامع برای مدیریت کسب و کار، به سازمان‌ها کمک کردند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند. از این رو مدیران بیشتر وقتشان را صرف شکایت از سیستم‌ها می‌کردند و حسابداران قدیمی همچنان به دنبال فایل‌های گم شده در کامپیوترها بودند.

دهه 2000 : تکامل به سمت سیستم‌های یکپارچه مدرن

با پیشرفت تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات، سیستم‌های ERP مدرن‌تر و کارآمدتری توسعه یافتند؛ اینترنت و وب نقش مهمی در این تحول ایفا کردند. اما کاربران با ورود به دنیای دیجیتال، حالا باید با خطاهای جدیدی مثل Erorr 404 و System Crash دست و پنجه نرم می‌کردند. همیشه کسانی بودند که با صدا زدن “پشتیبانییییییییی” کل دفتر را به هم می‌ریختند.

دهه 2010 به بعد : عصر دیجیتال و هوش مصنوعی

با ظهور فناوری‌های ابری، سیستم‌های یکپارچه مالی به صورت آنلاین و ابری ارائه شدند. حالا مدیران می‌توانستند در هر جایی که بودند به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند، حتی در مسافرت. اما مشکل اینجا بود که اتصال اینترنت در جنگل قطع می‌شد و مدیران باید دنبال سیگنال می‌گشتند.

سیستم‌های یکپارچه مالی از دهه 1960 تاکنون مسیر طولانی‌ای را طی کرده‌اند. در این سیستم‌ها از نرم‌افزارهای ساده حسابداری به راه‌حل‌های جامع و پیشرفته‌ای تبدیل شده‌اند که می‌توانند تمامی جنبه‌های مالی و عملیاتی سازمان را مدیریت کنند. با پیشرفت تکنولوژی، این سیستم‌ها همچنان در حال تحول و بهبود هستند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا کارایی، دقت و شفافیت خود را افزایش دهند.

***

سیستم‌های یکپارچه مالی در دوران سقراط و یونان باستان

در دوران سقراط، البته سیستم‌های یکپارچه مالی به شکلی که امروز می‌شناسیم وجود نداشتند؛ اما می‌خوام نگاهی خیالی و طنزآمیز به این موضوع داشته باشم. می‌توانیم تصور کنیم که چگونه یک سیستم یکپارچه مالی در زمان سقراط وجود داشت و چگونه مردم آن زمان با آن برخورد می‌کردند.

• اولین سیستم حسابداری با سنگ و چوب

در آتن باستان، حسابداران به جای استفاده از کامپیوتر و نرم‌افزار، از سنگ و چوب‌های علامت‌گذاری شده برای ثبت معاملات مالی استفاده می‌کردند. سقراط به شاگردان خود آموزش می‌داد که چگونه با استفاده از این سنگ‌ها معادلات پیچیده مالی را حل کنند.

• توسعه اولین نسخه نرم‌افزار مالی

فیلسوفان و ریاضیدانان یونان باستان دور هم جمع شدند تا اولین نسخه نرم‌افزار مالی را با نوشتن کدهای پیچیده روی سنگ‌های بزرگ توسعه دهند. هرکسی که می‌خواست از این سیستم استفاده کند باید یک تکه سنگ بزرگ را با خود حمل می‌کرد. کاربران این سیستم سنگی معمولا شکایت داشتند که “این سنگ‌ها خیلی سنگین‌اند، چرا نمی‌توانیم از چیزی سبک‌تر استفاده کنیم؟”

• پشتیبانی فنی در دوران باستان

وقتی سیستم مالی سنگی دچار مشکل میشد، کاربران باید فیلسوفان و ریاضیدانان را پیدا می‌کردند تا مشکل را حل کنند. سقراط همیشه می‌گفت : “آیا این سنگ را از ابتدا بررسی کردید؟ شاید خطایی در ضربه زدن به آن وجود دارد.”

• گزارش‌های مالی و جلسات مهم

هر هفته، فیلسوفان و حسابداران یونان باستان در آکادمی آتن جمع می‌شدند تا گزارش‌های مالی خود را ارائه دهند. آن‌ها سنگ‌های علامت‌گذاری شده را به سقراط نشان می‌دادند و او با تفسیرهای فلسفی‌اش همه را گیج می‌کرد. جلسات مالی بیشتر شبیه به کلاس‌های فلسفه می‌شد و همه در نهایت درباره معنای پول و ثروت بحث می‌کردند.

• رمزهای عبور در دوران باستان

هر کاربر برای دسترسی به سیستم‌های مالی سنگی، باید یک رمز عبور پیچیده را حفظ می‌کرد. این رمزها معمولا شامل چندین بیت شعر حماسی از هومر بود. برخی کاربران مجبور بودند کل کتاب “ایلیاد” را حفظ کنند تا بتوانند به سیستم دسترسی پیدا کنند.

هرچند سیستم‌های یکپارچه مالی در دوران سقراط وجود نداشتند، اما اگر وجود داشتند احتمالا با چالش‌ها و موقعیت‌های خنده‌داری همراه می‌بودند. از سنگ‌های سنگین حسابداری تا جلسات فلسفی درباره پول و ثروت. اگر سقراط امروز زنده بود، به ما می‌آموخت که چگونه با فلسفه و حکمت به مسائل مالی نگاه کنیم.

***

راه‌اندازی موفق سیستم یکپارچه مالی

راه‌اندازی موفق سیستم یکپارچه مالی در ایران، با توجه به شرایط خاص کشور از جمله تحریم‌ها و محدودیت‌های اقتصادی، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، استفاده از منابع بومی و مدیریت کارآمد است.

• انتخاب نرم‌افزار مناسب

از نرم‌افزارهای مالی یکپارچه بومی استفاده کنید که با شرایط اقتصادی و قانونی ایران سازگار هستند. این نرم‌افزارها معمولا توسط شرکت‌های داخلی توسعه داده شده‌اند و به نیازهای خاص بازار ایران پاسخ می‌دهند. لازم است قبل از انتخاب نرم‌افزار، محصولات مختلف را ارزیابی و تست کنید تا مطمئن شوید که بهترین گزینه را انتخاب می‌کنید.

• تامین زیرساخت‌های لازم

مطمئن شوید که زیرساخت‌های IT شما مناسب اجرای سیستم یکپارچه مالی هستند. این شامل سخت‌افزار، شبکه و امنیت اطلاعات می‌شود. در صورت نیاز، سیستم‌های IT خود را ارتقاء دهید تا بتوانند حجم داده‌ها و نیازهای پردازشی سیستم جدید را پشتیبانی کنند.

• تیم متخصص و مجرب

یک تیم پروژه متشکل از متخصصان مالی، فناوری اطلاعات و مدیران تشکیل دهید. این تیم باید توانایی‌ها و تجربه لازم برای اجرای پروژه را داشته باشد. آموزش‌های لازم را برای اعضای تیم فراهم کنید تا با جدیدترین روش‌ها و فناوری‌های سیستم‌های مالی آشنا شوید.

• مدیریت تغییر و آموزش کاربران

دوره‌های آموزشی جامع برای تمامی کاربران نهایی سیستم برگزار کنید. این آموزش‌ها باید شامل نحوه استفاده از نرم‌افزار و تغییرات فرآیندهای کاری باشد. تغییرات سازمانی و فرآیندهای کاری مورد نیاز برای پیاده‌سازی جدی سیستم را به دقت مدیریت کنید. این شامل اطلاع‌رسانی، آموزش و پشتیبانی از کارکنان در دوره انتقال است.

• انتقال داده‌ها و یکپارچه‌سازی

داده‌های موجود را پاک‌سازی و یکپارچه‌ کنید تا مطمئن شوید که اطلاعات صحیح و کامل هستند. فرآیند انتقال داده‌ها از سیستم‌های قدیمی به سیستم‌های جدید را با دقت، برنامه‌ریزی و اجرا کنید.

• اجرای آزمایشی و رفع اشکال

اجرای آزمایشی سیستم را به صورت آزمایشی در بخشی از سازمان اجرا کنید تا عملکرد آن را در مقیاس کوچک ارزیابی کنید. این به شما امکان می‌دهد مشکلات احتمالی را قبل از اجرای کامل شناسایی و رفع کنید.

• اجرای کامل و نظارت مستمر

پس از موفقیت‌آمیز بودن دوره آزمایشی، سیستم را به طور کامل اجرا کنید. اطمینان حاصل کنید که همه کاربران آمادگی لازم را دارند.عملکرد سیستم را به صورت مستمر نظارت کنید و بر اساس نتایج نظارت، بهبودهای لازم را انجام دهید. این شامل به روزرسانی نرم‌افزار، آموزش مجدد کاربران و بهبود فرآیندهای داخلی است.

• پشتیبانی و نگهداری

اطمینان حاصل کنید که تیم پشتیبانی فنی، همواره در دسترس باشد تا به مشکلات و سوالات کاربران پاسخ دهد. نرم‌افزار را به صورت منظم به روزرسانی کنید و نگهداری لازم را انجام دهید تا سیستم همواره به روز و کارآمد باشد.

در نتیجه با توجه به شرایط خاص ایران، استفاده از نرم‌افزارهای بومی و همکاری با تامین‌کنندگان محلی، همراه با برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت کارآمد، می‌تواند به موفقیت در راه‌اندازی سیستم یکپارچه مالی کمک کرد. رعایت مراحل و نکات فوق، به شما این امکان را می‌دهد که سیستم‌های مالی را به طور موثر پیاده‌سازی کرده و از مزایای آن بهره‌مند شوید.

نویسنده: شایان رجبی زاده اردکانی