حسابداری ابری و تاثیر آن بر مدیریت کسب و کار
مقدمه
حسابداری ابری (Cloud Accounting) به سیستم پردازش و حسابداری در فضای ابری می‌گویند که شما در هر زمان و مکان و با هر دستگاهی می‌توانید ازطریق اتصال به اینترنت، امور حسابداری خود را به‌کمک نرم افزار‌های حسابداری ابری در بستر فضای ابری انجام دهید. به بیان بهتر، در پاسخ به پرسش «حسابداری ابری چیست؟»، می‌توان گفت سرویس ابری حسابداری به پلتفرم رایانش ابری در حوزه حسابداری اشاره می‌کند.
زمانی‌که در حال ارسال ایمیل هستید یا با استفاده از اپلیکیشن پولی را از حسابتان کارت به کارت می‌کنید، در حال استفاده از رایانش ابری هستید. همچنین، وقتی متنی را در گوگل درایو ذخیره می‌کنید، از رایانش ابری بهره می‌برید. این یعنی بدون نیاز به خرید سرور و سخت‌افزار، می‌توانید در هرجا و با هر دستگاهی به اطلاعاتتان دسترسی داشته باشید. حسابداری در فضای ابری نیز به انجام امور حسابداری بر بستر فضای مجازی اشاره می‌کند.
نرم افزار حسابداری ابری چیست؟
زمانی‌که قصد دارید از سیستم حسابداری استفاده کنید، اولین اقدامی که ممکن است به‌نظرتان برسد، خرید نرم‌افزار حسابداری و نصب آن روی سیستم خواهد بود. بدین‌ترتیب، هرموقع بخواهید نرم‌افزار را به‌کار بگیرید، باید از کامپیوتر خاصی استفاده کنید که نرم‌افزار روی آن نصب شده است.
سیستم‌های حسابداری اولیه فقط در داخل شرکت در دسترس بودند، به این معنی که یا روی هارد دیسک‌های رایانه های تیم حسابداری یا روی سروری که متعلق به شرکت نگهداری می‌شد، اجرا می‌شدند. هر کسی که می‌خواهد به نرم‌افزار دسترسی داشته باشد، به رایانه‌ای نیاز دارد که نرم‌افزار مناسب روی آن نصب شده یا در نزدیکی سرور باشد. علاوه بر این، تمام اطلاعات به جای ابر، به صورت محلی (local) ذخیره می شد، به این معنی که امکان از بین رفتن دیتاها (داده ها) بسیار زیاد بود.
در حالی که نرم‌افزار حسابداری اولیه مزایای عمده‌ای را نسبت به روش‌های دستی، مانند دفتر کل کاغذی ارائه می‌کرد، این سیستم‌ها نمی‌توانستند با انعطاف‌پذیری یا مقیاس‌پذیری نرم‌افزار ابری مطابقت داشته باشند. به عنوان مثال، هر کسب و کار مسئول ارتقاء نرم افزار بود که می‌تواند یک کار گران و زمان‌بر باشد. این یک تفاوت اساسی با سیستم‌های نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SaaS) است، یک نوع محبوب نرم‌افزار ابری که در آن ارائه‌دهنده نرم‌افزار تمام تعمیر و نگهداری و ارتقاء را بر عهده می‌گیرد و مشتریان هزینه سالانه را می‌پردازند.
مزایای حسابداری ابری چیست ؟
حسابداری ابری (Cloud Accounting) از جمله عبارت‌هایی است که این روزها در حوزه مالی بیشتر شنیده می شود و معمولا با نام‌های دیگری از جمله حسابداری تحت وب، آنلاین یا حسابداری مبتنی بر اینترنت نیز شناخته می‌شود. هر چند این مفاهیم تفاوت هایی نیز با هم دارند.
اگرچه اقتصاد جهانی اقدامات جدی از زمان شیوع ویروس کرونا در نظر گرفته است اما شواهد نشان می‌دهد بسیاری از مشاغل در حال تغییر اولویت‌های خود هستند. به نظر می‌رسد مهاجرت به خدمات ابری یکی از مهم ترین تصمیماتی است که در شرایط بحرانی و خاص توجه کسبوکارها را به خود جلب کرده است.
برخی معتقدند این تغییرات موقتی است و بعد از پایان بحران کرونا شرایط به حالت عادی بازگشته است، اما بسیاری از تحلیل‌ها نشان می‌دهند از این پس کسب و کارها دلایل محکم تری برای استفاده از خدمات رایانش ابری خواهند داشت. حسابداری مبتنی بر اینترنت از یا حسابداری ابری در همین راستا است.
در به کارگیری سیستم های حسابداری ابری، سازمان‌ها از سرورهایی که از راه دور میزبانی می شوند، استفاده می کنند. بنابراین استفاده از این نوع نرم‌افزار‌ها، کسب و کارها را از تجهیز و نگهداری از زیرساخت بی‌نیاز می‌کند.
نرم‌افزار حسابداری ابری همان کارکرد‌های سیستم‌های حسابداری سنتی با مزایای بیشتر را در اختیار شما قرار می دهد. مزایایی که تنها به وسیله‌ی فناوری‌های آنلاین امکان‌پذیر است.
حسابداری مبتنی بر اینترنت به ویژه به سازمان‌هایی که پراکندگی جغرافیایی یا شعب متفاوت دارند کمک می‌کند که همه کارکنان به یک نسخه یکپارچه از نرم‌افزار دسترسی داشته باشند. در نتیجه نیازی به دوباره کاری، ثبت اطلاعات در دو جای مختلف یا استفاده از چند سرور برای ارتباط یکپارچه نیست.
مدل‌های پرداخت از دیگر مزایای به‌کارگیری حسابداری ابری برای کسبوکارها است، در این مدل شرکت‌ها به جای هزینه‌های سنگین اولیه به میزان استفاده، حق اشتراک ماهانه یا یک ساله پرداخت می‌کنند.
علاوه بر این با استفاده از حسابداری ابری (Cloud Accounting)، سازمان‌ها بدون نیاز به هزینه‌ی اضافه یا تخصص فنی، همیشه جدیدترین به روزرسانی‌های نرم‌افزار را دریافت می‌کنند.
نرم افزار حسابداری ابری مزایا و قابلیت های خاصی دارد که با استفاده از سیستم های سنتی قادر به استفاده از آنها نخواهید بود. از جمله مزایای نرم افزار آنلاین حسابداری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- دسترسی سریع و لحظه ای به اطلاعات
- قیمت مناسب و مقرون به صرفه
- نگهداری امن از داده ها و اطلاعات
- دسترسی همیشگی به جدیدترین نسخه نرم افزار
- امکان کار از راه دور و بررسی گزارشات لحظه ای
تفاوت حسابداری سنتی با حسابداری ابری
تا قبل از ظهور رایانش ابری در حسابداری، اکثر نرم افزار های حسابداری مبتنی بر دسکتاپ بودند و در واقع، برنامه های حسابداری روی هارد کامپیوتر نصب و اجرا می شدند. این سیستم حسابداری با مشکلاتی از‌جمله امکان دسترسی محدود و به‌روزرسانی مداوم و هزینه بکاپ گیری (پشتیبان) دست به گریبان بود.
در مقابل، سیستم حسابداری ابری به نصب نیازی ندارد و فرد به راحتی از طریق دسکتاپ خود می تواند در فضای ابری و کلود به نرم افزار حسابداری ابری متصل شود. در واقع، برای استفاده از فضای حسابداری، پلتفرمی آنلاین و ابری پیش رو دارید که همه جا و از هر سیستمی به آن دسترسی خواهید داشت. همه داده ها روی سرور ابری به طور ایمن ذخیره می شوند و در اختیار کاربران قرار می گیرند.
آیا حسابداری ابری امن است؟
فناوری حسابداری ابری برای ذخیره اطلاعات مالی به همان اندازه سیستم‌های سنتی و حتی گاهی بیشتر از آن امن هستند. به عنوان مثال، ممکن است رایانه یا لپ‌تاپ شرکت با اطلاعات مالی مهم از دست رفته یا سرقت شود که منجر به درز اطلاعاتی می‌شود.
با این حال، حسابداری مبتنی بر اینترنت هیچ اثری از داده‌های مالی را روی رایانه‌های شرکت باقی نمی‌گذارد، داده‌ها در فضای ابری رمزنگاری شده محافظت می‌شود که دسترسی به آنها تنها از طریق رمز عبور منحصر به فرد ممکن است.
به اشتراک‌گذاری داده‌ها نیز نگران‌کننده نیست. با حسابداری ابری، دو نفر به راحتی با گذرواژه‌های منحصربه‌فرد خود امکان دسترسی به داده‌های یکسان دارند. در روش‌های سنتی اغلب برای انتقال داده به درایوهای فلش نیاز است که احتمال از دست رفتن یا سرقت آنها وجود دارد.
به عنوان آخرین تفاوت در امنیت داده‌ها، ارائه‌دهندگان خدمات ابری معمولا در دو یا چند مکان سرورهای پشتیبان دارند. در صورت وجود مشکل در شبکه یک سرور، شما هنوز به داده‌های خود دسترسی خواهید داشت.
چه کسب‌وکارهایی به حسابداری ابری نیاز دارند؟
برای بهره‌مندی از نهایت قابلیت‌های حسابداری ابری، استفاده از اتصال دیجیتالی و دیتا Realtime که سیستم نرم‌افزار ابری ارائه می‌دهد، اهمیت دارد. داده‌های Realtime در حسابداری ابری آن را به گزینه‌ای ایدئال تبدیل کرده‌اند. درصورتی‌که کسب‌وکار شما به‌گونه‌ای است که قصد دارید به اطلاعات تفکیک‌شده و دقیق مالی و نیز اطلاعات مدیریتی و معیارهای مربوط به شاخص عملکرد نرم‌افزار (KPI) در سریع‌ترین زمان دست پیدا کنید، سرویس ابری حسابداری به‌کمک تان خواهد آمد.
همچنین، کسب‌وکارهایی که به حسابداری مالی پیچیده نیاز دارند، به‌کمک نرم‌افزار حسابداری ابری می‌توانند بهینه‌تر عمل کنند و مدیریت بهتر و کارایی بیشتری در حسابداری ابری تجربه کنند. انتخاب پلتفرم ابری حسابداری شما را از دغدغه استفاده از قفل سخت‌افزاری رها می‌کند و به‌راحتی می‌توانید با استخدام حسابدار دورکار از هزینه‌های اضافی جلوگیری کنید. از‌آن‌جا‌که بسیاری از پلتفرم‌ها یک API باز ارائه می‌دهند، هنگام ایجاد پایه برنامه یا سفارشی‌سازی آن زیرساخت‌های موردنیاز دراختیارتان قرار دارد. درادامه، به برخی از این زیرساخت‌های اشاره می‌کنیم.
جمع بندی
حسابداری ابری نوعی تکنولوژی قدرتمند برای امور حسابداری کسبوکارها به‌شمار می‌رود. به‌کمک نرم‌افزار حسابداری ابری بدون نیاز به نصب نرم‌افزار یا قفل سخت‌افزاری می‌توانید در هر زمان و مکان و با هر دستگاهی ازطریق اینترنت به سرویس حسابداری ابری دسترسی پیدا کنید. به طور کلی، اگر قصد دارید به صورت حرفه‌ای و بدون محدودیت در زمان و مکان، امور مالی مربوط به کسب و کار خود را کنترل و مدیریت نمایید، انتخاب یک نرم افزار حسابداری ابری کارآمد که متناسب با نیازهای کسب و کار شما باشد،می تواند تجربه رضایت‌بخشی را برایتان فراهم آورد.
حسابداری ابری راهکاری قدرتمند برای حسابداران، مدیران مالی و صاحبان کسب و کار است که دردسر نصب و اجرای نرم افزار سنتی حسابداری یا محدودیت حضور فیزیکی برای دسترسی به سیستم حسابداری را برای همیشه از میان برداشته است. هم چنین به شرط بروز بودن ثبت داده های حسابداری یا گردش بانکی کسب و کار، می‌توان به صورت لحظه‌ای به اطلاعات و گزارشات مورد نیاز مدیران و تصمیم گیرندگان دسترسی داشت. در واقع به کمک حسابداری ابری به جای ساعت ها یا روز ها زمان صرف کردن برای بررسی حساب ها، مدیران کسب و کار می توانند وضعیت مالی شرکت یا گزارشات دلخواه خود را به لطف وجود داشبورد مدیریتی به طور آنلاین بررسی کنند و بدین ترتیب برای انواع گزارش های مدیریتی یا انجام کلیه امور مالی مثل بررسی نقدینگی، برنامه ریزی یا کنترل بودجه بندی و سایر تصمیمات مالی، کم ترین زمان ممکن صرف شود.
نویسنده و گرد آوری: میلاد اخلاقی